Основні розділи заявки
Картка заявки — це повна інформація про одне бронювання: дані туру, туристи, проживання, транспорт, фінанси та документи. Все, що стосується конкретного туру, зберігається в одному місці.
Де знаходиться
Ліве меню → Заявки → клік на рядок у таблиці → іконка розгортання в панелі попереднього перегляду.
Загальна інформація
У верхньому блоці картки відображаються основні дані заявки:
Номер замовлення
Унікальний номер заявки в системі
Дата створення
Дата і час оформлення
Статус заявки
Поточний статус бронювання
Оплата до ЦБ
Статус оплати агенції до центрального бюро
Співробітник
Відповідальний менеджер
Дати туру
Початок і кінець туру
Турагенція
Назва агенції
Юрособа ЦБ
Юридична особа центрального бюро
Який логін?
Мережевий або власний логін
Розмір роялті
Стандартний або 0%
Примітка
Внутрішні нотатки
Дата підписання
Дата підписання договору
Кнопка «Ред.» поруч із назвою типу туру відкриває форму редагування всіх цих полів.
Кнопка «Запитати рахунок у ЦБ» — надсилає запит до центру бронювання на виставлення рахунку.
Меню ⋯
Натисніть три крапки поруч із кнопкою «Документи» для доступу до додаткових дій:
Передати в ЦБ
Передача заявки до центрального бюро
Оновити дані заявки
Оновлення актуальних даних із ТО
Синхр. з AI CRM
Синхронізація з CRM-системою
Змінити тип заявки
Зміна типу вже створеної заявки
Створити копію заявки
Дублювання заявки з усіма даними
Перевірити юрособу ЦБ
Перевірка юридичної особи
Видалити заявку
Безповоротне видалення заявки
Туристи
У блоці «Туристи» вказуються люди, що пов'язані з заявкою. Важливо розуміти різницю між двома ролями:
- Турист — людина, яка безпосередньо їде в тур. Її дані вносяться для оформлення документів і квитків.
- Замовник — людина, яка оплачує тур, але сама не їде. Щоб додати замовника, натисніть стрілку ▾ поруч із кнопкою «+ Додати туриста» → оберіть «Додати замовника».
Одна людина може бути одночасно і замовником, і туристом — тоді її просто додають як туриста.
Додати туриста
Натисніть «+ Додати туриста» — відкриється вікно з двома вкладками:
Існуючий — пошук туриста з бази клієнтів агенції. Оберіть потрібне ім'я зі списку та натисніть «Зберегти».
Новий — заповніть дані нового туриста:
Ім'я
Ім'я туриста
Прізвище
Прізвище туриста
Дата народження
у форматі дд.мм.рррр
Стать
Чоловіча / жіноча
Основний номер телефону
Контактний номер
Instagram
Нікнейм в Instagram
Відповідальний
Менеджер, що веде туриста
Коментар
Довільна внутрішня нотатка
Після заповнення натисніть «Зберегти» — турист додається до заявки і одночасно зберігається в базі розділу «Туристи».
Проживання
Блок для внесення даних про готель. Натисніть «+ Додати проживання» — відкриється форма:
Готель
Назва готелю
Назва країни
Країна проживання
Назва міста
Місто або курорт
Тип кімнати
Категорія номера
Харчування
Тип харчування (RO, BB, HB, FB, AI, UAI)
Розміщення
Кількість і тип розміщення
Дата заїзду в готель
у форматі дд.мм.рррр
Дата виїзду з готелю
у форматі дд.мм.рррр
Після заповнення натисніть «Зберегти».
Транспорт
Блок для внесення транспортних послуг. Натисніть «+ Додати транспорт» — оберіть тип послуги:
- Літак — авіаперельот
- Автобус — автобусний маршрут
- Інше — будь-який інший вид транспорту
Після вибору типу заповніть деталі та натисніть «Зберегти».
Інші послуги
Блок для додаткових послуг, що не входять до стандартного пакету. Натисніть «+ Додати послугу» — відкриється форма:
Тип послуги
Страховка / Трансфер / Інше
Дата початку
у форматі дд.мм.рррр
Дата кінця
у форматі дд.мм.рррр
Деталі
Опис послуги у вільній формі
Після заповнення натисніть «Зберегти».
Фінанси
Фінансовий блок поділений на дві частини. Перемикач UAH / $€ змінює валюту відображення.
Розрахунки з туристом
Тут фіксуються всі фінансові операції з клієнтом.
«Запланувати витрати» — вносить повну вартість туру для туриста: суму, яку клієнт має сплатити. Після заповнення відображається прогрес-бар оплати.
«+ Додати оплату» — фіксує фактичне надходження коштів від туриста (часткова або повна оплата).
Розрахунки з партнерами
Взаєморозрахунки з центральним бюро:
До сплати ЦБ
Сума, яку агенція має сплатити до ЦБ
Отримано від ЦБ
Сума, що надійшла від ЦБ
Борг перед ЦБ
Поточна заборгованість агенції перед ЦБ
ЦБ сплатив на ТО
Сума, яку ЦБ вже перерахував туроператору
Кнопка «+ Додати витрати» — фіксація виплат агенції.
Внизу блоку відображається Прибуток — різниця між надходженнями від туриста та витратами, а також прибуток/збиток за даними ЦБ.
Вкладки правої панелі
Коментарі
Внутрішні нотатки по заявці. Перемикач «Коментар для ЦБ» надсилає коментар до центрального бюро
Нагадування
Встановлення нагадувань для менеджера
Файли та ЕЦП
Завантаження документів та підписання електронним цифровим підписом
Імейли
Листування з клієнтом або партнерами, прив'язане до заявки
Документи
Кнопка «Документи» у верхній частині картки відкриває вікно генерації документів.
Тип «Договори»
Шаблони договорів під кожного туроператора: XO / Adria Hit, XO / Adriatic travel, XO / Albena, XO / Alf, XO / Alliance, XO / Anex tour, XO / Aristeya, XO / Center та інші.
Тип «Фінанси»
Рахунок для туриста
Рахунок на оплату туру
Акт надання послуг
Підтвердження надання послуг
Заява на повернення коштів
При анулюванні або зміні туру
Рахунок на пряму оплату до ЦБ
При прямій оплаті через центральне бюро
Довідка про розрахунок доходу
Фінансова довідка агенції
Прибутковий ордер
Документ про надходження коштів
Розрахункова квитанція
Підтвердження розрахунку
Оберіть тип і шаблон → натисніть «Створити документ» — документ збережеться в розділі «Створені документи» цього ж вікна.
